Este proyecto, completado en tan solo 15 semanas, demostró la importancia del trabajo en equipo, la comunicación efectiva y la estandarización de procesos. A pesar de la desconfianza inicial, el compromiso y la experiencia de todos los involucrados, junto con el uso de tecnología avanzada, fueron clave para el éxito, redefiniendo la percepción del departamento de finanzas y mejorando el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Desafíos

Optimización de procesos de consolidación y cierre contable con ciclos de procesamiento manuales y con un consumo intensivo de tiempo y recursos. El equipo líder de finanzas de la empresa quería convertir estos procesos más ágiles y reducir los esfuerzos manuales, así como contar con una solución segura en la nube, obtener información oportuna para tomar decisiones y con un tiempo de implementación rápido y costo eficiente.

Resultados

• Tiempo de implementación del proyecto: 15 semanas, 100% virtual durante la pandemia.
• Creación de un modelo parcialmente automatizado en los procesos de reconciliación y cierre incrementando la seguridad de la información y reduciendo el riesgo.
• Consolidar toda la información corporativa en una sola fuente.
• Simplificación y estandarización de los procesos de cierre y consolidación.
• Mejor visibilidad, eficiencia y sincronización entre los países en el cierre contable.

Resultados

Esta solución digital integró y optimizó la gestión de inventarios y la logística, mejorando la eficiencia operativa y la visibilidad en tiempo real. La solución WMS ayudó en la mejora del diseño del layout en los centros de distribución, obteniendo ahorros significativos anuales que sobrepasaron el payback del proyecto.

Beneficios

• Costos de mano de obra: Automatizar algunas aplicaciones facilitará una mejor administración de sus recursos humanos. Aumentar la eficacia puede ayudar a obtener mayor productividad de los recursos actuales.
• Rendimiento financiero: La elaboración de reportes financieros más precisos puede acelerar las cuentas por cobrar y brindar un panorama más preciso de la hoja de balance a corto y largo plazo.
• Determinación de precios: Los reportes financieros en tiempo real brindarán una visión más clara de los costos globales y ayudarán a mejorar los márgenes de ganancia sobre productos y servicios.
• Mejoras de procesos: La organización será capaz de eliminar ciertos costos gracias a la automatización, por ejemplo, transferencias bancarias, horas extras de personal, papelería transformada en reportes en línea.
• Mayor retención de socios de negocios/distribuidores: Optimizar los registros y la gestión de compromisos de venta con los clientes mejorará el nivel de servicio ofrecido.
• Cobranzas más eficaces: Rastrear debidamente los acuerdos de venta y brindar facturas más exactas puede reducir la cantidad de disputas vinculadas con la facturación, acelerando así los trámites de cuentas por cobrar.

La implementación de Oracle Fusion Procurement trajo un cambio radical. La nueva solución permitió automatizar muchos procesos manuales, reduciendo errores y acelerando el ciclo de adquisiciones. La visibilidad en tiempo real del inventario y el gasto facilitó una mejor gestión y control, permitiendo identificar y eliminar gastos innecesarios y negociar mejores términos con los proveedores. Además, la herramienta proporcionó capacidades avanzadas de análisis y reportes, ayudando a la empresa a obtener insights profundos sobre sus operaciones y a tomar decisiones más informadas. El cumplimiento normativo se fortaleció gracias a la trazabilidad y auditoría de cada etapa del proceso de adquisición y distribución.

Desafíos

Enfrentaba varios desafíos al utilizar múltiples sistemas desconectados para gestionar sus operaciones. La falta de integración entre estos sistemas resultaba en procesos manuales redundantes, errores en la transferencia de datos y una visibilidad limitada de las operaciones en tiempo real. Además, la coordinación entre departamentos era ineficiente, lo que causaba retrasos en la cadena de suministro y complicaba el cumplimiento de las normativas de la industria farmacéutica.

Resultados

Con Oracle Integration Cloud, la empresa de distribución de medicamentos logró una mejora notable en su cadena de suministro. La integración de sistemas no solo mejoró la precisión de los datos, sino que también aceleró las operaciones y redujo los costos operativos. La capacidad de ver datos en tiempo real permitió una planificación y respuesta más efectiva ante cambios en la demanda, garantizando la entrega oportuna de medicamentos. La mejor coordinación entre departamentos resultó en una reducción de retrasos y una mayor eficiencia operativa. Además, el cumplimiento normativo se fortaleció, asegurando la seguridad y calidad de los medicamentos distribuidos. En resumen, la implementación de Oracle Integration Cloud transformó las operaciones de la empresa, proporcionándoles una ventaja competitiva significativa y mejorando su capacidad para servir a sus clientes de manera más efectiva.

La Solución Para abordar estos desafíos, se implementó ORACLE FUSION para optimizar sus procesos, integrar áreas funcionales y proporcionar visibilidad total de las operaciones. El proyecto incluyó las siguientes etapas:

1. Análisis inicial: Diagnóstico de procesos existentes, identificación de ineficiencias y recopilación de requerimientos clave.
2. Diseño de la solución: Configuración de un modelo global de para alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa.
3. Implementación: Migración de datos, capacitación de usuarios clave y despliegue en fases para minimizar interrupciones.
4. Optimización continua: Monitorización y ajustes posteriores al lanzamiento para maximizar el rendimiento del sistema.

Beneficios Obtenidos La implementación de FUSION generó resultados tangibles y significativos para el grupo de empresas

1. Eficiencia mejorada: La automatización del cierre contable redujo los tiempos de ejecución permitiendo mayor agilidad en los informes financieros.
2. Procesos integrados: La integración de áreas operacionales y contables mejoró la fluidez de información, eliminando retrasos y redundancias.
3. Plan contable actualizado: La reestructuración del plan contable se completó con éxito, alineando los objetivos contables con las estrategias corporativas.
4. Reducción de mantenimiento: Las aplicaciones clave ahora cumplen con las expectativas del negocio con menor necesidad de mantenimiento técnico constante.
5. Funcionalidades ampliadas: La implementación de nuevas capacidades en reemplazo del sistema legacy EBS aumentó la eficiencia y la flexibilidad del área contable.
6. Mejora en la sincronización de datos: La sincronización precisa y en tiempo real entre áreas operativas y contables mejoró la consistencia de los datos y facilitó la toma de decisiones.

Conclusión El éxito de este proyecto reafirma la importancia de apostar por tecnología innovadora y la colaboración entre equipos para lograr una verdadera transformación digital. Hoy, Grupo Dokka está mejor posicionada para enfrentar los desafíos del futuro, con una infraestructura moderna que impulsa su crecimiento sostenible y expansión regional de sus operaciones con Oracle Fusion con el apoyo de Serkes Consulting nivel regional.